Canons integritetsmeddelande för rekrytering

Detta meddelande ger våra arbetssökande (”du” eller ”din”) allmän information om Canons behandling av personuppgifter samt de rättigheter som du har enligt gällande dataskyddslagstiftning. I detta meddelande hänvisar vi till den här typen av information som ”Rekryteringsuppgifter”. Läs detta meddelande noggrant innan du lämnar dina personuppgifter till Canon.

”Canon” står för Canon Europa N.V och dess dotterbolag och närstående bolag. Canon hänvisas också till i detta meddelande som ”vi”, ”oss” eller ”vårt”.

Insamling av personuppgifter

Vi samlar in Rekryteringsuppgifter för att hantera våra resurser, rekryteringsaktiviteter och i organisationsplaneringssyfte. Följande är exempel på information som vi kan komma att samla in från dig:

• Ansökningsinformation: Den här informationen talar om för oss vem du är och hjälper till att skapa en bild av dina färdigheter och lämplighet för vissa tjänster. Den här typen av information kan omfatta namn, adress, telefonnummer, e-postadress, annan kontaktinformation samt vilka sätt du föredrar att bli kontaktad på. Informationen kan också innehålla uppgifter som finns i ditt personliga brev, cv/meritförteckning (t.ex. yrkeskvalifikationer, tidigare arbetserfarenhet, utbildningsnivå, kompetens och färdigheter, nuvarande grundkompensering, ytterligare bonusar och/eller provision samt personliga intressen och erfarenheter), information som finns på dina konton på sociala medier eller personliga webbplatser eller konton (t.ex. LinkedIn eller Twitter), hur du hörde talas om tjänsten, information om vilken typ av arbete och projekt du har deltagit i och annan information som du vill lämna till oss som en del av din ansökan.
• Information från rekryteringsprocessen: Det här är information som samlats in under rekryteringsprocessen, till exempel dina resultat vid utvärderingar eller intervjuer samt information från dina referenser.
• Information för framtida möjligheter: Det här är information som samlats in för att vi ska kunna hålla kontakten med dig gällande framtida jobbmöjligheter hos Canon, till exempel namn, e-post, LinkedIn-profil, geografisk plats, sakkunskaper och den typ av roll som du är intresserad av. Du kan välja att avanmäla dig från den här databasen under ansökningsprocessen om du vill.
• Inloggningsuppgifter och lösenord och annan liknande information som används i samband med att vi verifierar din identitet.
• Information från webbplatsen för Canons onlinerekryteringssystem: Det här är information om din användning av vår webbportal, till exempel din IP-adress. Informationen kan samlas in med hjälp av cookies och liknande teknik. Mer information om hur vi använder cookies och liknande tekniker finns i vår Cookiepolicy.

Canon kan även genomföra bakgrundskontroller och inhämta bedömningar från tredje part och lagra information från dessa under rekryteringsprocessen (”Kontroller före anställning”). Personuppgifter som rör straffrättsliga domar eller medicinsk information kommer endast att inhämtas där det tillåts enligt tillämplig lag.

Om du avser att tillhandahålla uppgifter om en referens eller annan tredje part till oss som en del av ditt cv eller din meritförteckning är det ditt ansvar att se till att tredje part godkänner att vi får ta del av informationen. Om du skickar sådana uppgifter antar Canon att du har fåt ett sådant godkännande.

Vi anger om informationen vi har begärt är obligatorisk eller valfri. Vi förklarar också konsekvenserna om du beslutar att inte lämna information som vi har angett är obligatorisk. I vissa fall kan det innebära att vi inte kan behandla din ansökan.

Användningen av personuppgifter

Vi använder den här informationen för utvärdering och urval av sökande. Typiska exempel på användning omfattar

• att stödja och behandla din ansökan, till exempel så att vi kan bedöma din förmåga att uppfylla kraven, anta en förteckning över kandidater och verifiera referenser och yrkeskvalifikationer från sökande
• arrangera och genomföra intervjuer och tester
• hantera vår platssäkerhet, till exempel för att se till att våra lokaler, tillgångar, information, medarbetare och annan personal är säkra
• utvärdera och bedöma resultaten från intervjuer och tester och
• annat som behövs i rekryteringsprocessen, inklusive den slutliga rekryteringen.

Vi kan även använda Rekryteringsuppgifter för rättslig och lagstiftningsmässig efterlevnad, till exempel för att säkerställa efterlevnad av hälso- och säkerhetskrav och andra rättsliga eller skattemässiga skyldigheter, eller i samband med tvister eller en intern utredning eller granskning och för att säkerställa efterlevnad av våra policyer avseende penningtvätt, mutor och korruption samt övervakning av lika möjligheter.

När vi verifierar Rekryteringsuppgifter som lämnas till oss under rekryteringsprocessen som en del av Kontroller före anställning, kommer vi att upplysa dig om vilka aspekter av dina Rekryteringsuppgifter vi verifierar, inklusive en förklaring av hur Kontroller före anställning genomförs, samt att information om straffrättsliga domar (om insamlade) eller medicinsk information endast samlas in via officiellt auktoriserade källor och i enlighet med tillämplig lag.

Vi behandlar endast dina Rekryteringsuppgifter om vi har en rättslig grund att göra det. I allmänhet kommer vi att behandla dem för att hjälpa oss att avgöra om vi ska ingå ett anställningsavtal med dig. I andra fall kommer vi att behandla dina Rekryteringsuppgifter eftersom du har samtyckt till att vi får göra det, ett samtycke som du kan ta tillbaka när som helst.

Vi kan även behandla dina Rekryteringsuppgifter för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter eller eftersom det ligger i våra legitima affärsintressen att göra det (till exempel om det är nödvändigt för att förstå våra sökande i tillräcklig detalj så att vi kan använda en effektiv rekryteringsprocess).

Utlämnande av personuppgifter

(a) Inom Canon

Vi begränsar tillgången till Rekryteringsuppgifter till personer inom vår företagsgrupp som har ett ”behov av att känna till” sådan information. Vissa individer inom Canon kommer till exempel att ha tillgång till dina Rekryteringsuppgifter för att behandla din ansökan och hantera rekryteringsprocessen (detta kan omfatta personer i vårt HR-team och individer som du rapporterar till om din ansökan leder till anställning).

(b) Utanför Canon

Canon samarbetar med tredje part som tillhandahåller tjänster till oss. Vi kan till exempel dela dina Rekryteringsuppgifter med sådana tjänsteleverantörer för att kunna erbjuda vår plattform för onlinerekrytering, och för att utföra gallring och verifiering av din ansökan och de uppgifter du har lämnat till oss. Detta omfattar att verifiera akademiska och yrkesmässiga kvalifikationer. I allmänhet kommer vi endast att informera våra leverantörer och annan tredje part under följande omständigheter:

• När det krävs enligt lag.
• Som svar på en legitim begäran om hjälp från polisen eller annat brottsbekämpande organ (inklusive brottsbekämpande organ i de länder som Canon eller dess underleverantörer och agenter bedriver verksamhet i, samt i de länder där dina personuppgifter har överförts enligt detta meddelande).
• För att söka juridisk rådgivning från våra externa advokater eller i samband med tvister med tredje part.

Canon vidtar lämpliga tekniska, organisatoriska och rättsliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter.

Lagring av dina personuppgifter

Canon är en global organisation med närstående företag, affärsprocesser, ledningsstrukturer och tekniska system som går över de nationella gränserna. Därför kan Canon använda resurser och servrar i olika länder i EMEA-regionen, vilket innebär att dina personuppgifter kan komma att överföras och behandlas utanför det land där du använder en Canon-webbplats eller på annat sätt tillhandahåller dina personuppgifter till Canon. Detta omfattar länder utanför det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) som inte har lagar som ger specifikt skydd för personuppgifter.

När vi överför dina Rekryteringsuppgifter utanför EES eller Storbritannien kommer vi att vidta åtgärder som krävs enligt lag för att säkerställa att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats för att skydda dina Rekryteringsuppgifter och säkerställa att de behandlas på ett säkert sätt i enlighet med detta meddelande. Om du befinner dig i EES eller Storbritannien kan du kontakta oss för att få en kopia av de skyddsåtgärder som vi har vidtagit för att skydda dina Rekryteringsuppgifter, samt dina sekretessrättigheter under aktuella omständigheter.

Kvarhållning av dina personuppgifter

Vi behåller dina rekryteringsuppgifter i enlighet med våra interna kvarhållningspolicyer och -rutiner. Canon kommer att behålla dina personuppgifter under 12 månader från det att du lämnade dem till oss eller från den senaste uppdateringen av dina uppgifter/kontoinformation. Om du bestämmer dig för att du inte vill övervägas för ytterligare tjänster kan du välja det här alternativet under ansökningsprocessen och i slutet av processen tar vi istället bort dina uppgifter. Efter 12 månader från det att du lämnade uppgifterna till oss, eller den senaste uppdateringen av din profil, avidentifieras dina personuppgifter och de kommer inte längre att visas eller spåras. Innan avidentifieringsprocessen kan Canon skicka en påminnelse om möjligheten att behålla dina uppgifter i vår talangpool. Om du vill behålla dina personuppgifter i vår talangpool efter ovan nämnda tidsperiod svarar du bara på påminnelsen och ger Canon tillåtelse att behålla dina uppgifter under ytterligare en 12-månadersperiod.

Om du är framgångsrik i Canons rekryteringsprocess och blir en medarbetare kan dina personuppgifter bli en del av din medarbetarfil och användas för andra anställnings-/arbetsrelaterade ändamål samt behållas i Canons talangpool för möjliga framtida tjänster. Dina personuppgifter kan också bli föremål för de ytterligare sekretessvillkor som gäller för Canons medarbetare.

Dina rättigheter

Som en enskild person för vilken Canon hanterar personuppgifter kan du ha rätt att begära åtkomst till och rättelse eller radering av de Rekryteringsuppgifter som vi har om dig. Du kan också ha rätt att motsätta dig eller begränsa vissa typer av behandlingar av dina Rekryteringsuppgifter samt begära att få en maskinläsbar kopia av de Rekryteringsuppgifter som du har lämnat till oss.

Om du upptäcker ett fel i din ansökan som du vill rätta till ska du uppdatera detta i vårt onlinesystem eller kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan.

Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta oss med hjälp av de uppgifter som anges i avsnittet nedan. Alla förfrågningar om att utöva en av dessa rättigheter bedöms av oss från fall till fall. Det kan finnas omständigheter där vi inte enligt lag måste följa din förfrågan eller så kan det finnas relevanta rättsliga undantag som föreskrivs i gällande dataskyddslagstiftning.

Om du har funderingar kring hur vi har hanterat dina Rekryteringsuppgifter ber vi dig att kontakta oss i första hand. Om du fortfarande är missnöjd har du rätt att vända dig till din dataskyddsmyndighet.

Vi kan när som helst radera dina personuppgifter (inklusive ditt cv), utan föregående meddelande. Du bör därför behålla en egen kopia av de personuppgifter som lämnats till oss.

Kontakta oss

Canon strävar efter att skydda dina personuppgifter i enlighet med relevant dataskydd och lagar om integritetsskydd. För frågor som gäller detta meddelande kan du kontakta Canons dataskyddsombud på DataProtectionOfficer@canon-europe.com. Du kan även kontakta Canon Europe Ltd. på följande adress:

Canon Europe Ltd,
4 Roundwood Avenue, Stockley Park,
Uxbridge,
Middlesex
Storbritannien
United Kingdom UB11 1AF.

Uppdateringar av detta meddelande

Vi kan komma att ändra detta meddelande från tid till annan för att återspegla ändringar i lagstiftning, lagstiftningsriktlinjer eller våra datasekretessrutiner i enlighet med gällande lagstiftning. När det händer och om det krävs enligt lag kommer vi att förse dig med ett nytt eller uppdaterat meddelande med information om hur användningen av dina Rekryteringsuppgifter förändrats, inklusive vad, om någonting, du behöver göra.

Detta meddelande uppdaterades senast den 26 april 2018