Automatisering är inte ett nytt fenomen. Människor har tagit fram teknik för att utföra uppgifter utan hjälp till följd av ett behov av ökad produktivitet. I århundraden har automatisering, från ångdrivna vävstolar till löpande band i bilfabriker, frigjort medarbetare från triviala och repetitiva arbetsuppgifter för att göra arbetsplatserna mer effektiva ¹.

Men på kontoret tar automatisering olika former. Kunskapsarbetare tillför värde genom att skapa och dela information, så det är en stor konkurrensfördel att kunna göra det på ett mer effektivt sätt.

Vi genomförde nyligen undersökningar om hur arbetsprocesser håller på att förändras, bland annat hur organisationer hanterar dokument och information. Resultaten vi fick visade att organisationer nu börjar tillämpa automatisering på olika sätt. Det har i sin tur gett fördelar som sträcker sig långt bortom effektivitet, till exempel att förbättra kundupplevelsen och upprätthålla säkerheten och efterlevnaden.

Men vi såg även att många företag kämpar med att gå vidare från mer grundläggande former av automatisering till avancerade typer. Vi undrade varför det var så.

Även om automatisering redan var en snabbväxande bransch före pandemin, har användningen ökat under de senaste åren. Den globala marknaden för automatisering av affärsprocesser har ökat från 5,1 miljarder dollar 2016 till 12,7 miljarder dollar 2021 ². Pandemin skyndade på den här processen eftersom den fick många företag att digitalisera stora områden i verksamheten ³. Enligt McKinsey infördes faktiskt teknik ungefär 25 gånger snabbare än före pandemin ⁴.

Resultatet? Företag tog stora steg inom automatisering av tidigare förbisedda affärsfunktioner, bland annat kundtjänst, HR och fakturahantering, som omfattar repetitiva processer som är väl lämpade för automatisering även om många organisationer inte kunde prioritera detta tidigare.

McKinsey fann även att attityder har skiftat i samband med dessa framsteg, från att använda automatisering för att sänka kostnaderna till att få en konkurrensfördel⁵. När automatiseringen blir mer avancerad och tillämpas på mer komplexa affärsprocesser ger den mer strategiska fördelar.

I vår forskning frågade vi IT-beslutsfattare om deras erfarenheter av automatisering. Utifrån deras svar identifierade vi tre viktiga områden där de konsekvent såg fördelar:

Produktivitet är en av de vanligaste fördelarna som förknippas med automatisering och vår forskning visade det. 37 % av IT-beslutsfattarna sa att det gör att teamen kan arbeta mer effektivt, vilket gör det till den största fördelen.

32 % av IT-beslutsfattarna upplevde att deras investering i automatisering gjorde det enklare att hantera efterlevnad och skydda viktig information.

34 % av de IT-beslutsfattarna vi pratade med sa att automatisering hjälpte dem att förbättra kundupplevelsen – en av de tre största fördelarna.

IT-beslutsfattare är uppenbart nöjda med den automatisering de har infört. Men finns det områden som de kan utveckla mer för att få fler fördelar med automatisering i sina organisationer?

Dataskydd är ett ständigt orosmoment för IT-beslutsfattare och ökande virtuella arbetssätt och hybridarbetssätt gör det svårare för organisationer att spåra medarbetarnas beteende. 36 % av IT-beslutsfattarna sa att de antingen vet eller tror att medarbetarna inte följer efterlevnadsprocesser. Det är alltså ingen överraskning att de redan investerar i teknik för digital dokumenthantering för att få bättre insyn och kontroll över hur information flödar genom organisationen.

53 % av IT-beslutsfattarna har till exempel automatiska åtkomstbehörigheter, vilket säkerställer att medarbetare som inte är godkända inte kan komma åt känsliga dokument. 51 % har automatiskt tillämpat lagringstidsramar för att säkerställa att känsliga dokument tas bort i enlighet med GDPR.

Sammantaget säger omkring hälften av IT-beslutsfattarna att de har implementerat någon av de potentiella digitala möjligheterna för dokumenthantering som vi har frågat om.

När vi tittade på mer komplexa implementeringar som omfattar hela arbetsflöden upptäckte vi att IT-beslutsfattare inför denna fas av automatisering i betydligt färre fall. Det här är den mest effektfulla typen av automatisering som kan förändra medarbetares och kunders upplevelse.

Till exempel har bara 29 % av IT-beslutsfattarna automatiserat sin kundkommunikation och endast 30 % kan tillhandahålla automatiska statusuppdateringar för kunder.

Vad är det som inte fungerar och hur kan IT-beslutsfattare överbrygga klyftan för att säkerställa att de inte hamnar på efterkälken?

Det är helt enkelt mer komplicerat att införa automatisering av arbetsflöden. Men under vår forskning blev det tydligt att implementering av en så omfattande automatisering kan vara skrämmande av en annan anledning: kompatibilitetsproblem mellan ny och befintlig teknik. Det är därför IT-beslutsfattare angav att det viktigaste när de väljer ny teknik är kompatibilitet med organisationens befintliga IT-infrastruktur.

Med tanke på att organisationer arbetar i allt mer komplicerade teknikekosystem är det ingen överraskning att uppdateringar och innovation inte är enkla. Vår forskning visade att 27 % av IT-beslutsfattarna upplevde fördröjningar under deras senaste stora teknikimplementering och 23 % installerade tekniken men upptäckte att funktionen inte var lämplig för ändamålet. Det som skulle göra ett företag mer effektivt när det gäller att hantera information kan, om det hanteras felaktigt, ha motsatt effekt.

I många fall är det skillnaden mellan framgång och misslyckande att välja rätt partner under implementeringen av en ny teknik. Vår forskning visar att samarbete med fel partner kan förvärra kompatibilitetsutmaningar. Det är därför IT-beslutsfattare kan minimera störningar och osäkerhet genom att välja en partner som har erfarenhet av att integrera och hantera lösningar.

Vi har sett att en ökning av företags digitala mognad ger dem byggstenarna för att bli mer flexibla. Automatisering är en grundläggande del av den här resan, då det förbättrar både medarbetares och kunders upplevelse. Dessutom får IT-beslutsfattare bättre kontroll och insyn i informationen i sina organisationer än någonsin tidigare.

Men för att få ut mesta möjliga av automatiseringen måste företag vara beredda på att skapa en plan för tillväxt som kringgår kompatibilitetshinder. Genom att hitta rätt partner blir denna pågående rörelse in i en automatiserad framtid mycket mindre skrämmande.

Hämta vår rapport nu för att upptäcka de utmaningar som IT-beslutsfattare står inför i dag, hur företagets digitala mognad mäter sig och vilka områden du kan investera i för att skapa en praktisk strategi för automatisering.