Tänk på detaljerna: därför räknas varje minut när det gäller produktivitet

Ingen tycker om att slösa tid, oavsett om du är en anställd som försöker beta av uppgifter som väntar eller en företagsägare där tid är lika med pengar. Sedan digitala tekniker kom har arbetshastigheten ökat enormt – vi kan ju kommunicera med varandra med en enda knapptryckning. Men teknik medför ibland fel och ineffektivitet.

Enligt ny undersökning¹ förlorar arbetare i genomsnitt 46 minuter om dagen på långsam teknik. En av fem anställda anger att långsam teknik gör att de tappar fokus. När dessa problem uppstår regelbundet kan det till och med innebära att man förlorar personal – en av tio anställda säger att regelbundna problem med programvara och dator har gjort att de vill sluta på sitt jobb². Tekniken ska stödja och möjliggöra arbete, inte försvåra det.

En av de största utmaningarna med att investera i teknik som är avsedd att förbättra produktiviteten på arbetsplatsen är att balansera dess funktioner och kapacitet med användarupplevelsen. Det är viktigt att komma ihåg att riktiga människor använder dessa system, så även om en programvara eller en enhet är funktionellt bäst på marknaden, leder den inte nödvändigtvis till den höga produktiviteten som eftersträvas. Om de anställda tycker att tekniken på arbetsplatsen är svår att använda slösar de troligtvis tid på att förstå den – eller till och med undviker att använda den helt och hållet genom att välja alternativ som de är mer bekanta med eller ineffektiva äldre manuella processer.

Detta återspeglas i forskning som visat att nästan tre fjärdedelar av de anställda erkänner att de delar information med sina kollegor, och 60 % med personer utanför organisationen, genom fildelningsverktyg som inte efterlever regler och som inte tillhandahålls av företaget³. Förutom att minska produktiviteten i affärsprocesser varje dag ökar den här metoden risken för dataförlust och säkerhetsbrister, med allvarliga konsekvenser för verksamheten. Användarvänlighet på en grundläggande, intuitiv nivå bör vara den primära funktionen för ny eller framväxande teknik.

Det här är ännu viktigare på dagens snabbt föränderliga arbetsplatser, där företag i allt större utsträckning väljer att använda hybridarbetsmodeller. Dessa nya sätt att arbeta förändrar hur anställda interagerar med kontorssystem och i sin tur vad företag behöver fokusera på när det gäller investeringar. Om företag använder en arbetsmodell där anställda främst arbetar hemifrån, är det troligt att en anställd kommer in på kontoret när det krävs för att utföra en uppgift som inte kan utföras hemma, till exempel personliga möten eller för att använda specialiserad maskinvara. Därför är det viktigt att kontorsbaserad teknik gör det möjligt för anställda att utföra dessa uppgifter så effektivt som möjligt, så att tiden på kontoret blir produktiv.

Ytterligare ett övervägande är servicesupport. Om företag arbetar med minskad personalstyrka på kontoret är det mindre troligt att IT-support finns på plats för att lösa eventuella problem. Det innebär att all teknik måste vara tillförlitlig för att undvika tekniska problem som kan leda till driftstopp som inte kan lösas på ett enkelt sätt och som hindrar anställda från att vara produktiva på plats. Med det i åtanke kan företag överväga att investera i färre, men mer avancerade enheter som ger ökad produktivitet och tillförlitlighet.

Det är förstås de här anslutningsmöjligheterna som har gjort att hybridarbetsmodellen – där en del personer befinner sig på kontoret, andra hemma - fungerar effektivt. Tekniska enheter, som skrivare och multifunktionsskrivare, måste underlätta effektiv anslutning mellan alla, var de än befinner sig, utan komplicerade processer eller otillförlitliga resultat. Kort sagt bör dessa system vara utformade för att minska tiden som operatörer tillbringar med att använda dem och ge mer tid till att utföra funktioner för att öka produktiviteten, till exempel omvandla fysiska dokument till digital information som blir tillgänglig för alla.

På Canon har vår senaste generation av kontorsenheter för utskrift och scanning utvecklats för att förbättra produktiviteten inom verksamheten, vilket ger den användarvänlighet, tillförlitlighet och de anslutningsmöjligheter som krävs av dagens blandning av modeller för traditionellt arbete, distansarbete och hybridarbete. Vår nyligen lanserade imageRUNNER ADVANCE DX C5800- och imagePRESS C170-serie kombinerar alla funktioner som krävs hos en modern kontorsenhet.

De här nya maskinerna prioriterar produktivt och effektivt kontorsarbete genom att balansera snabba utskrifts- och scanningshastigheter och automatiserade arbetsflödesfunktioner med enkel användbarhet för smidig produktivitet. Med det extra alternativet att producera kreativa format av hög kvalitet med imagePRESS C170-serien kan du tack vare Canon effektivt tillgodose alla dina produktionsbehov internt. Samtidigt kan vi, som en betrodd tillverkare, utlova den tillförlitlighet du behöver för att hålla dina medarbetare sysselsatta på arbetsplatsen.

Vill du veta mer om hur imageRUNNER ADVANCE DX C5800- och imagePRESS C170-serien främjar produktivt kontorsarbete? Klicka här