Smartare datainhämtning: nyckeln till enklare informationshantering

Datainmatning: under utveckling men fortfarande närvarande

Om vi går tillbaka till tiden innan datorer var informationsinhämtning samma sak som manuell dokumentation. Dokument, t.ex. fakturor, ansökningsbrev och kundkommunikation som skickats in med post. Den här pappersbaserade informationen öppnades, lästes och arkiverades, och anställda ägnade tid åt att skriva in den i loggböcker och liggare.

När datorerna gjorde sitt intåg började datainmatningen digitaliseras genom att de anställda skrev in information i kalkylblad och digitala mallar. Ändå får företag fortfarande information i flera format, från fysiskt papper till PDF-filer. Den här delvisa digitaliseringen, eller hybridmiljön, ökar komplexiteten i informationshanteringen i moderna företag.

De anställda får bära merparten av bördan. De lägger dyrbar tid på att kopiera information från tryckta dokument till digitala mallar och scannar dem för att de ska kunna arkiveras i digitala register. Även data från redan digitala dokument, t.ex. PDF-filer, måste ofta överföras manuellt till rätt mallar för att behandlas. De här administrativt tunga arbetsflödena har omfattande konsekvenser, vilket gör hela företaget ineffektivt.

Extrahera intelligens

Framsteg inom AI- och dataextraheringsteknik – som OCR (Optical Character Recognition) för att överföra skriftlig information från strukturerade och ostrukturerade format – gör det möjligt att extrahera värde från alla typer av dokument. Oavsett om det är ett digitalt eller fysiskt dokument kan avancerade inhämtningslösningar extrahera innehåll från alla dokument och omvandla det till data som är redo att användas.

Den här processen gör det även mycket enklare att hitta information i de här dokumenten eftersom data kan indexeras. Genom att göra dessa data lätta att hitta, extrahera och behandla leder inhämtningslösningar till andra möjligheter, till exempel enklare dokumentanalys och säkrare lagring. Om informationen i ett dokument är taggad eller indexerad blir det enklare att tillämpa regler för säkerhets- och efterlevnadskrav för lagring av de dokumenten.

Viktigast av allt är att genom att automatiskt extrahera data från dokument i flera olika format kan intelligenta inhämtningslösningar drastiskt minska den tid personalen lägger på manuella administrationsuppgifter, som datainmatning.

Dags för transformation

Anställda uppskattar att de slösar runt en kvart om dagen på administration^[4]. Alla företag bör prioritera att omvandla den här tiden till värdeskapande aktiviteter. Ineffektivitet är fortfarande ett vanligt och ingrott problem i moderna företag, men det finns enkla sätt att motverka det här och en avgörande faktor är smartare inhämtning.

För IT-team som funderar över vad de ska investera i är det bästa sättet att identifiera de dokumentintensiva avdelningarna där mycket tid ägnas åt datainmatning och databehandling. Det här är de avdelningar där investeringar i bättre teknik för inhämtning och automatisering kan innebära ett verkligt värde för företaget, att snabba upp behandlingen, sänka driftskostnaderna, öka säkerheten och leda till förbättringar av effektiviteten i stort.