Nöj dig inte med mindre än utmärkt kvalitet när det kommer till säkerhet

Under tider av internationell turbulens utsätts företag för en större risk för cyberattacker. Nya arbetsmetoder sätter press på företag att övergå till molnbaserade tjänster som gör det möjligt att arbeta från vilken plats som helst. Molntillgångar är dock de främsta målen för cyberattacker. Ökningen av molnexploateringen och attacker är en direkt följd av ökningen av allt arbete som flyttas till molnet, eftersom mer känsliga data då lagras på fjärrservrar.

Faktum är att när distansarbete i många länder blir en del av arbetslivet hittar cyberbrottslingar nya sätt att manipulera sårbarheterna hos utspridd personal. Mänskliga fel och felaktig konfiguration kan enkelt leda till dataintrång.

Att ha en proaktiv och övergripande strategi för säkerhet blir snabbt en viktig konkurrensfaktor. Den här strategin kräver ett mer heltäckande synsätt på hur data används och lagras under dokumentets livscykel, och hur säkerheten för dessa data fungerar i en bredare affärsverksamhet.

Optimal säkerhet i verksamheten handlar om mer än att bara säkra digitala slutpunkter. Det kräver snarare fullständig anpassning mellan säkerhet och affärsverksamhet i hela verksamheten, från infrastruktur till personalutbildning. Informationssäkerhet är en nyckelkomponent i det här målet. Det gäller överallt där informationen finns i en organisation, och hur den hanteras. Det slutgiltiga målet här, som IDC beskriver det, är att bygga upp varaktigt ”digitalt förtroende” i hela organisationen, med starka säkerhetsåtgärder för alla affärsprocesser.

Många företag tror att cybersäkerhet bara rör digitala åtgärder. Men externa hot är inte begränsade till den digitala världen, och för att skydda information i hela livscykeln är det viktigt att se det som en helhet. Företag måste ta hänsyn till alla aspekter av hur och var data används, bearbetas och delas. Det omfattar inte bara interna digitala system, utan även utskrifter och papperskopior som ofta utgör den svaga länken – 59 % av företagen har lidit minst en dataförlust i samband med utskrivna dokument.

Redan innan arbetsstyrkorna blev så decentraliserade som de är idag var dokumentets livscykel lång och ofta komplex, vilket innebär flera sårbarheter. Moderna och alltmer automatiserade arbetsflöden innebär att data som skapas eller registreras digitalt ofta lagras på flera platser eller bearbetas flera gånger. Osäker överföring av data mellan användarmaskiner, molnlagring och slutpunktsenheter, som skrivare, kan skapa flera sårbarheter åtföljt av risken för att fysiskt utskrivna dokument oavsiktligt eller genom ont uppsåt hamnar i fel händer.

Potentiella svaga punkter som dessa är precis det som optimal säkerhet i verksamheten är utformad för att förebygga och undvika. I takt med att den globala utvecklingen får fler att arbeta hemifrån är det viktigare än någonsin för medarbetare att på ett säkert sätt kunna dela information mellan enheter och molnet. För att bidra till initiativ för optimal säkerhet i verksamheten är det en viktig strategi att skapa en ännu säkrare konstruktion i dokumenthantering och dokumenthanteringssystem. Företag måste säkerställa konsekvent datasäkerhet under hela informationens livscykel:

• UTSKRIFTSHANTERING: Säkra processen med att skicka dokument för utskrift ända fram tills de skrivs ut vid enheten, både på kontor och andra platser där arbete sker på distans. Förhindra dataintrång genom att skydda utskriftsenheter som är anslutna till ett nätverk och skydda alla användaraktiviteter relaterade till utskrift.
• INLÄSNINGSHANTERING: Säkra digitaliseringen av pappersdokument och distribution till önskad destination. Förbättra dokumentsäkerheten genom att kontrollera åtkomsten till scanningsfunktioner och skydda digitaliserade dokument med kryptering eller digitala signaturer.
• DOKUMENT- OCH INNEHÅLLSHANTERING: Säkra lagring och bearbetning av dokument, oavsett om det handlar om lokala program eller i molnet. Säkerställ efterlevnad av dataskyddsbestämmelserna och stärk åtgärderna för dokument- och innehållssäkerhet.

För att garantera en konsekvent säkerhet under alla stegen av informationens livscykel måste företagen bygga upp säkerhet i de dagliga strukturerna, processerna och arbetsmetoderna. Det här är en grundläggande del av den digitala transformationen.

För att anpassa säkerheten och verksamheten effektivt krävs det ofta hjälp av en partner med beprövad och global expertis. En bra partner ser till att dina system och processer för dokument- och informationshantering stöder digital transformation med fokus på säkerhet istället för att utsätta din organisation för säkerhetsrisker – även när företag strävar efter en övergång till molnbaserade arbetsmetoder. De kan med hjälp av tjänster för digital omvandling, med säker konstruktion och regelbunden översikt, hantera ständigt föränderlig teknik, lagar och cybersäkerhet och ge organisationer möjlighet att säkerställa att dokument hanteras på ett säkert sätt under hela livscykeln.

Canon är erkänt som ledande av både Quocirca* och inom IDC MarketScape: Worldwide Security Solutions and Services Hardcopy 2022-2023 Vendor Assessment för införandet av exakt denna metod för informationshantering.

IDC Marketscape har lyft fram vårt omfattande och holistiska förhållningssätt till utskrifts- och dokumentsäkerhet, och vårt fokus på dokumentarbetsflöde och informationshantering. IDC lovordade även vår drivkraft att hjälpa kunderna att skapa en säker miljö som inte bara omfattar dokumentutskrift, utan även hantering och förflyttning av information.

Organisationen fortsatte med att framhäva fyra specifika områden där vi visar styrka inom informationssäkerhet:

• Säker design: Vår filosofi ”Secure by design” genomsyrar allt vi gör. Säkerhet är kärnan inom produktdesign och tillverkning, liksom hela vårt utbud av lösningar och tjänster. Samtidigt möjliggör våra enheter enhetssäkerhet och kan förbli flexibla för att kunna hantera föränderliga cybersäkerhetshot.
• 360-gradersvy: Vår säkerhetspolicy ”360 Degree, Latest, Easiest” är utformad för att hjälpa kunder att försvara sig mot allt mer sofistikerade och regelbundna cyberattacker. Den här metoden används för enheter, programvara, nätverk och molnbaserade tjänster. Vi övervakar dessutom kontinuerligt maskinvara och lösningar med funktioner som automatiska uppdateringar av programvara och firmware, konfiguration och masskonfiguration, säkerhetsövervakning och automatisk återställning.
• Säker informationshantering: Kärnan i vårt säkerhetserbjudande är att skydda din viktiga information oavsett var den finns. Vi hjälper dig även att kontrollera hur informationen används.
• Lösningar och tjänster: IDC betonade hur bredden på våra lösningar och tjänster hjälper oss att skydda kundens information under hela dokumentlivscykeln. IDC hänvisade särskilt till vår uniFLOW-plattform för utskrifts- och scanningshantering, till exempel dess roll som en programvarulösning för informationssäkerhet avsedd för dokumentspårning och förebyggande av dataläckor.

Om du vill veta mer om hur du minskar riskerna i dagens föränderliga arbetsprocesser och hur du dramatiskt kan förbättra informations- och dokumentsäkerheten som en del av en bredare strategi för optimal säkerhet i verksamheten kan du utforska våra lösningar för informationssäkerhet.

*The Print Security Landscape, 2023.