Är du redo för en framtid där vi arbetar utanför kontoret?

Även om framtiden kanske inte är skriven i sten, vad vi vet är att nödvändigheten för digitalisering snabbt har ökat. Det innebär att ha rätt teknik och rätt infrastruktur kommer att vara nyckeln till överlevnad i en miljö som ser ut som att att svänga under en tid. Nu är det dags att uppdatera ditt företag och ge dina medarbetare möjligheter genom att investera i teknik och system som möjliggör ett mer flexibelt sätt att arbeta.

Men hur redo för distansarbete var ditt företag innan dessa oväntade globala förändringar? Och är du beredd att ändra din inställning till något som är mer anpassat till det "nya normala" på längre sikt? Endast i Storbritannien har mindre än 50% av kontorsarbetarna förtroende för att företagets nuvarande infrastruktur ska stödja säkert och produktivt distansarbete¹. Och det är knappast förvånande att varje organisation är på olika mognadsnivåer när det gäller digital transformation. Affärslandskapet som vi känner till det har ett brett utbud av hybrida, moderna arbetsmiljöer, med en blandning av papper och digital praxis.

Så även om många företag kanske inte var redo, kommer den pågående situationen tvingas till förändring. Men det betyder inte att det måste vara komplicerat eller dyrt. Med möjligheten att verkligen dra nytta av ett mer regelbundet distansarbete framöver, Men vart ska du då börja?

¹ https://www.forbes.com/sites/charlestowersclark/2020/03/27/will-remote-work-become-the-new-normal/#2918a2eccd1c

Överväganden för att skapa distansarbete på lång sikt

Om du vill aktivera distansarbete på längre sikt kommer din organisation att behöva ett ekosystem som underlättar en digitalt ledd strategi. För att uppnå detta finns det fyra viktiga områden som du bör överväga:

1) Teknik – utan tvekan det viktigaste området att ta hänsyn till. Dina teknikval kommer att vara det som avgör om distansarbetet kommer att fungera eller ej. Infrastrukturen, de fysiska enheterna och de digitala verktygen du väljer för din personal behöver alla utformas med flexibilitet i åtanke.

Och det betyder inte bara att byta från stationära enheter till en flotta bärbara datorer. Föreställ dig att du arbetar inom juridik eller i utbildning. Själva arten av ditt dagliga arbete innebär att ha tillgång till en utskrifts- och skanningsenhet av kvalitet som blir ett lika viktigt krav som att ha en bärbar dator - oavsett om det finns i hemma eller på ett flexibelt kontor.

Tänk verkligen på vilka enkla korrigeringar som kan hjälpa ditt team att få jobbet gjort och bli bekväm med molnbaserade tjänster. Ju mer användarvänliga du kan göra dina distansverktyg, desto mer lyhörd blir ditt team och desto mindre troligt kommer du att möta de kostsamma fallgropar för dina medarbetare som använder sig av både företagslösningar och privata lösningar.

Och glöm inte underhåll och service. Starka kopplingar tillbaka till din IT-avdelning är ett måste för att säkerställa att lämpliga uppdateringar och korrigeringar appliceras vid rätt tidpunkter.

2) Verktyg för samarbete – att arbeta hand i hand med din valda infrastruktur och enheter är de verktyg du väljer för att bearbeta din affärskritiska information. Oavsett hur redo du var för förändring innan det nuvarande klimatet, kan vi vara säkra på att ha en robust lösning för informationshantering kommer att bli en viktig funktion i alla framgångsrika distansarbeten.

Det är här molnlösningar verkligen kan gynna ditt företag. Du måste ta dig tid nu att granska det system du för närvarande har - särskilt om det handlade om vad du kunde få tag på i en nödsituation – och istället leta efter en lösning som uppfyller alla dina arbetsflöden och säkerhetsbehov för att hantera din affärsinformation framöver.

Du kommer också att behöva initiera utbildningar för att hjälpa din personal att bli framtidssäkrade. Ju tidigare du får dem med på resan, desto tidigare kan du se hela värdet av investeringen.

3) Att överbrygga klyftan mellan papper och digitalt – medan det är lätt att prata om ”slottar” i en molnlösning för att aktivera ett distansarbete, vad händer om du fortfarande är i början av din digitala transformation och litar starkt på pappersprocesser? Har du under den speciella situationen haft svårt att komma åt filer och starta digitala arbetsflöden?

Varje företag är unikt, så det finns inga modeller som passar alla, men du måste börja med att titta på en strategi för att få dig från var du befinner dig nu till där du vill vara och sätta en lämplig tidsplan. Nyckeln är att inte få panik och känna sig pressad för tid. Verkligheten är att du kommer att behöva balansera äldre infrastruktur och en blandning av papper och digitala processer du redan har, så fokusera på att detta är en smidig integration, inte en rip och ersättning av jobb.

4) Leverans – om vi tänker att information är hjärtat för varje bolag, är förmågan att effektivt utnyttja flödet över input, flytt och tillgång en tydlig återspegling av hur en framgångsrik organisation ser ut. I en tid där kontinuitet är nyckeln kan du se varför att kombinera rätt teknik, verktyg för distansarbete och produktiv hantering av dokumentprocesser är så avgörande för ditt företag.

Ge dina anställda en robust, användarvänlig setup och produktivitets- och inverkan på slutresultatet är helt enkelt oöverträffad.