Hybridarbetets inverkan på IT-relaterade utgifter och prioriteringar

IT-utgifter har genomgått avgörande förändringar de senaste åren, då organisationer först fick hantera en plötslig övergång till distansarbete och sedan gick vidare till att anpassa sina framtidsplaner efter det ”nya normaltillståndet”. För många innebär detta en långsiktig satsning på distansarbete eller hybridarbete, där anställda rör sig mellan olika arbetsplatser. Organisationer investerar stort i företagsprogramvara som har stöd för ett platsoberoende digitalt arbetssätt som gör att medarbetarna kan vara lika produktiva oavsett om de sitter tillsammans eller befinner sig långt från varandra.

Faktorer som tidigare låg långt ned på listan över prioriteringar konkurrerar nu om stora andelar av IT-budgeten. Sannolikt kommer förändringarna att ske även i fortsättningen för att främja nya arbetsmiljöer i takt med att de utvecklas.

IT-investeringar i digital transformation har ökat exponentiellt sedan 2020, till en början av ren nödvändighet. Nästan hälften (46 %) av IT-personalen i en studie uppgav att utgifter relaterat till distansarbete blev enklare att motivera och påskyndades på grund av pandemin. Samtidigt sa 29 % att deras organisation hade ”hittat” finansiering för teknikförbättringar som tidigare ansågs vara för dyra eller onödiga.

Enligt en undersökning hade 76 % av de deltagande medarbetarna i elva länder använt minst en ny teknik eller applikation under pandemin, och 36 % hade börjat använda mobilappar för vissa uppgifter. Förändringarna verkar dessutom ha välkomnats av medarbetarna: 38 % av deltagarna var oroliga att deras organisation skulle återgå till samma arbetssätt som före pandemin.

Det som skett är motsatsen. Trots att alla rättsliga krav på distansarbete försvunnit år 2022 investerar organisationer fortfarande stora belopp i att möjliggöra distansarbete. Gartner rapporterade att utgifterna för molnbaserade tjänster stod för nästan 11 % av utgiftsökningen inom segmentet för företagsprogramvara, då organisationer fokuserade på att uppgradera sin programvaruuppsättning för att prioritera programvara som tjänst (SaaS), och mer specifikt för att främja kontinuerlig flexibilitet.

Med tanke på hur snabbt företag har tvingats anpassa sig under de senaste åren är det ingen överraskning att många IT-team söker extern support. Gartner förutser att IT-tjänstesegmentet, som omfattar konsulttjänster och hanterade tjänster, får den näst högsta utgiftsökningen under 2022, med en tillväxt på 7,9 % jämfört med 2021. Detta gäller särskilt stora bolag som har en större personalstyrka.

Hybridarbete har visserligen stora fördelar för anställda och för företag i stort, men det komplicerar IT-hanteringen. När anställda arbetar från flera platser är det svårare för IT-team att övervaka och hantera teknik. Det innebär att företag söker sig bortom programvaror och köper mer teknik som en tjänst, däribland enhetskontrakt. Med de här typerna av tjänster får IT-team mer tid att lägga på strategiska uppgifter, och de har dessutom ofta andra fördelar som till exempel rapportering och analys, som interna team inte hade haft kapacitet att lägga tid på.

Eftersom cyberhot numera inte bara drabbar kontor utan även fjärranslutna platser och personliga enheter har IT-team ett digert arbete. Många organisationer har valt att införa en nollförtroendemodell för säkerhet.

Nya säkerhetshot och problem kommer alltid att dyka upp, särskilt under perioder av förändring. Dessutom ackumuleras risken över tid – en effekt som kallas cyberskuld eller säkerhetsskuld – och att eliminera den främjar en ny era av hybridarbete. Organisationer kan minska riskerna genom att granska alla sina onlineresurser, däribland alla internetanslutna enheter, var data lagras och hur de delas, hur autentisering hanteras och vilka verktyg som anställda använder för samarbete. Kartläggningsuppdraget ger en inblick som kan ligga till grund för säkerhetsbedömningar. Det är även viktigt att se bortom den egna organisationen och överväga hela leveranskedjan för att identifiera svaga länkar som kan bli sårbarheter.

Organisationer och deras IT-team bör fokusera på framtiden för varje del av sina IT-utgifter, och se övergången till distansarbete under pandemin som en del av en pågående utveckling mot mer flexibelt arbete, snarare än ett avbrott i standardverksamheten. Krishanteringsutgifterna 2020–2021 kan nu betraktas som en investering som främjar digital omvandling och produktivt, effektivt och säkert hybridarbete för ökade tillväxtmöjligheter.