IT-avdelningens utveckling

Från källare till styrelserum

”Bilden av IT-avdelningen har verkligen förändrats. I början handlade IT till stor del om att automatisera finansiella processer. Det var i stort något som ingen annan förstod sig på. Jag har själv varit med om att avdelningen låg i källaren för vissa av mina roller. Jag brukade också få kommentarer som: ”Du ser inte ut som någon som arbetar med IT!”

”Först någonstans på 2000-talet började jag se en förändring, när jag började lägga märke till samtal om partnerskap och hur viktigt det var att samarbeta. IT är inte längre bara en intern funktion. Hela världen är digital, så det handlar mycket mer om utåtriktad verksamhet numera.”

Trots prognoser^[2] om att IT-avdelningar inte längre skulle finnas år 2020 är funktionen fortfarande viktig. En av de viktigaste anledningarna till detta är den digitala transformationen. De senaste 20 åren har organisationer över hela världen gjort en fullständig omorganisering av verksamheten, från interna funktioner till kundorienterade aktiviteter. Den här processen har gjort IT till en grundläggande del av moderna företag. Det har också förändrat hur organisationer ser på funktionen, med större förståelse för att IT-chefer måste medverka i planeringen. Siffrorna visar detta tydligt. Forskning^[3] visar att mer än hälften av de ledande IT-företagen varje år rapporterar att IT-chefens roll i organisationen har blivit mer strategisk.

En partner för digital transformation

Enligt siffror från 2019 har dock antalet IT-chefer i styrelser plötsligt sjunkit med 13 % sedan 2017^[4]. Varför? En möjlighet är att företag ser rollen som IT-chef som den som leder digitala transformationssprojekt och att många organisationer nu anser att transformationen är ”slutförd”. Den här attityden är ett stort bekymmer för IT-personal och även en vanlig missuppfattning hos företag.

”Om vi tar bort ordet digital så blir transformation kvar, och transformationen blir aldrig slutförd eftersom världen förändras hela tiden. Självklart blomstrade den digitala transformationen för 20 år sedan när IT-avdelningarna fokuserade på att digitalisera de interna avdelningarna. Men för vissa företag är inte ens det här steget slutfört än.

Med tiden rör sig digitaliseringen helt enkelt mer mot utåtriktad verksamhet och kundorienterade processer. Att digitalisera kommunikationen med kunderna tenderar att gå snabbare, eftersom kundernas behov förändras så mycket oftare än våra finansiella regler och processer.”

Eftersom kundernas efterfrågan förändras så pass ofta går det inte att se transformationen som en punkt att pricka av på en att göra-lista. Även om de interna processerna redan har digitaliserats är optimering och utveckling av den utåtriktade verksamheten en pågående process.

Hur kan IT-avdelningen övervinna missuppfattningar?

För att funktionen ska behålla sitt inflytande och rykte som strategisk partner är det viktigt att ta itu med missuppfattningar om den digitala transformationen och IT-funktionens roll. Vilka är de bästa strategierna som IT-ledare kan använda för det?

• Tillämpa formella processer – ”Vårt tillvägagångssätt på Canon har varit att tillämpa vissa processer som drivs av VD:n för att se till att IT-avdelningen involveras så tidigt som möjligt, till exempel genom att införa kontroller, särskilt när det gäller ekonomiskt godkännande. Vi ser också till att genomföra en formell granskning när ett projekt har slutförts: uppnådde vi affärsmålen, används systemen faktiskt, vad kan vi lära oss av vårt samarbete?”
• Ta gemensamt ansvar för projekt – ”Vårt jobb är inte slutfört när vi har levererat IT-tjänsten, det är den lättaste delen. Det är svårare att ställa frågor – varför vill du göra det här? Vad är affärsmålet? Jag brukar säga åt gruppen att inte vara rädda för att delta i samtal som inte bara handlar om IT, utan även om att uppnå affärsmål. Jag säger: be inte om lov, du är lika viktig som någon annan.”
• Öka synligheten – ”Se till att IT-kostnaderna är mer transparenta så att de är lättare att förstå. Det här är till hjälp eftersom det får folk att tänka på vad som är värdefullt. När människor inte vet vad saker kostar är de mindre benägna att ta ansvar.”

Framtiden inom IT

Vi är mitt uppe i en global transformation som har definierat IT-avdelningens roll under de senaste åren. Men vad kommer det innebära att arbeta inom IT om 10 år?

”Tekniken har utvecklats mycket. Nu kan många processer automatiseras och världen går alltmer mot molnbaserade lösningar. Därför tror jag att IT-avdelningens roll kommer att bli mindre, mindre teknisk och mer fokuserad på att utforma information, affärsprocesser och program för företaget.

IT-avdelningarna måste se till att information flödar genom företaget och att data länkas samman. Det går inte att göra utan IT. Deras roll kommer att vara att definiera data och affärsprocesser och säkerställa att program används till det de är avsedda för och inte till anpassade tillämpningar. Sedan måste de se till att allt det här fungerar med hjälp av teknik och ett nätverk med prestanda. De spelar också en viktig roll för att optimera IT-kostnaderna, säkerställa avkastning på investeringar, driva IT-efterlevnad (SoX och GDPR) och upprätthålla informationssäkerhet.”