Informationssäkerhet står fortfarande i fokus – i media, i allmänhetens medvetande och, viktigast av allt, i hur företag spenderar sina IT-budgetar. Data och åtkomst till dessa är ett värdefullt mål för brottslingar.

Men förändringar i vårt sätt att arbeta påverkar säkerhetslandskapet drastiskt. Allt fler organisationer använder en hybridarbetsmodell, vilket gör det möjligt för medarbetarna att flexibelt flytta mellan olika platser. Från det centrala kontoret till en gemensam arbetsplats, till sitt skrivbord hemma och till och med när de är på väg från en arbetsplats till en annan.

Det här nya arbetssättet erbjuder många fördelar, men hybrid- och distansarbete har gjort hanteringen av informationssäkerhet mer komplicerad. Dessa utmaningar är dock inte oöverkomliga när du har rätt teknik och support till ditt förfogande.

Nedan utforskar vi fyra vanliga frågor från organisationer som hanterar en hybridarbetsmiljö och förklarar hur Canon kan hjälpa till att hantera dem.

Oavsett om du inför en hybridarbetsmiljö eller vill optimera en befintlig, bör du ha säkerheten i åtanke. Det är dock vanligt att organisationer tar sig an dessa mål var för sig, där de först investerar i teknik för att möjliggöra hybridarbete och sedan går vidare till att skydda den utökade arbetsmiljön. Organisationer kan spara tid och undvika att ”betala dubbelt” genom att titta närmare på säkerhetsfunktionerna i hybridarbetslösningar innan de inför dem.

På Canon sätter vi säkerheten främst i allt vi gör. Från det inbyggda skyddet mot cyberrisker i vår maskinvara och programvara, till det sätt vi utvärderar, implementerar och levererar lösningar. Faktum är att Quocirca erkände Canon som branschledande inom utskrifts- och dokumentsäkerhet¹. När du samarbetar med Canon för att optimera ditt hybridarbete kan du känna dig trygg med vetskapen om att informationssäkerhet är kärnan i lösningen.

Det är viktigt att tänka på hur informationen ska flöda i organisationens arbetsmiljöer, oavsett om det handlar om att skapa, dela, lagra eller ta bort dokument – var och en av dessa punkter utgör en potentiell sårbarhet. En av fördelarna med vår bakgrund inom dokument- och informationshantering är att vi erbjuder expertis under hela informationens livscykel.

Vårt ekosystem, som omfattar maskinvara, programvara och tjänster, är utformat för att fungera som en helhet för att skydda din information i varje steg, när som helst, var du än arbetar. Våra maskinvaruprodukter erbjuder tillsammans med våra företagslösningar inbyggd säkerhet i form av funktioner som datakryptering, aktivitetsloggning, säker åtkomst till dokument i molnet och användarautentisering för att säkerställa att dokument endast kan skrivas ut eller kommas åt på enheten av den användare som den är avsedd för.

Samtidigt hjälper vår dokumenthantering dig att stödja organisationens ansträngningar genom att tillhandahålla en säker datalagrings- och samarbetsplattform för företagets information. Våra smarta lösningar kan identifiera vanliga dokument och tillämpa automatiska säkerhetspolicyer för att begränsa åtkomsten, så endast de som behöver se viss information kan göra det.

I slutänden bör det inte krävas att IT-team är närvarande för att upprätthålla säkerhetspolicyer. Men organisationer kan vara oroliga över hur medarbetare som arbetar på distans följer bästa praxis, utan att skapa en enorm arbetsbelastning för IT-team och frustrationer för medarbetare genom att mikrohantera arbetssätten.

Varje organisation kan dra nytta av att utbilda sina medarbetare i hur de skyddar sina data och anledningarna bakom policyerna. Ett mer formaliserat, konsekvent sätt att upprätthålla säkerhet bör vara särskilt hög prioritet för alla företag som arbetar i en hybridmiljö.

Våra molnbaserade lösningar för informationshantering, bland annat Therefore Online och molntjänster för samarbete – Process Automation, tillhandahåller ett strukturerat och säkert sätt för medarbetare att komma åt, lagra och dela dokument. Eftersom de är molnbaserade lösningar kan medarbetare få åtkomst till sina dokumentarbetsflöden var de än befinner sig. Inbyggd, diskret säkerhet medför dock regler som förhindrar användare från att införa nya sårbarheter i säkerheten.

Åtkomstkontroller hindrar till exempel att medarbetare från att öppna känsliga dokument utan tillstånd, medan automatiseringen som är inbyggd i varje lösning säkerställer att dokument dirigeras direkt till rätt medarbetare i varje steg i ett arbetsflöde.

Gartner fann att användningen av personliga enheter och skugg-IT fortfarande är vanlig bland de som arbetar på distans, där fler än hälften av medarbetarna erkänner att de använder samarbetsprogram eller webbtjänster som inte är sanktionerade av deras företag². Fundera på varför de skulle välja teknik som inte är godkänd. Svaret är vanligtvis en av två anledningar.

För det första händer det att medarbetare som arbetar utanför kontoret, kanske hemma eller på resande fot med egen enhet, använder samma verktyg som de gör i vardagen, helt enkelt av gammal vana och eftersom de vet hur de fungerar. De kanske inte är medvetna om de risker det kan medföra att använda dessa verktyg, så den bästa strategin för att hantera detta beteende är information och utbildning.

För det andra kan en medarbetare börja använda de här verktygen eftersom de har problem med de som tillhandahålls av företaget. De kanske är långsamma, komplexa eller besvärliga att få åtkomst till utanför kontoret.

Att tillhandahålla verktyg är en sak, men användningen är beroende av att de är smidiga och enkla att använda. På Canon är det här något vi alltid har i åtanke när vi utformar våra lösningar. Med molntjänster för samarbete – Process Automation och Therefore Online kan medarbetare enkelt interagera med sina dokument i realtid, var de än befinner sig, från alla godkända enheter och utan frustrerande fördröjningar. Men viktigast av allt är att de även ger heltäckande dokumentsäkerhet. Tillsammans med våra maskinvaruprodukter säkerställer vi en sluten krets för att alltid upprätthålla säkerheten.

Vi vet att informationssäkerhet inte är enkel även med de bästa förutsättningarna. Vi vill göra det möjligt för organisationer att använda den verksamhetsmodell som passar dem, utan att behöva oroa sig för att kompromissa med säkerheten eller utsätta deras information för risker.

Genom att arbeta med en betrodd partner kan du avlasta ditt team och få stöd med att bedöma säkerhetsriskerna i din IT-infrastruktur. Detta hjälper dig att förutse sårbarheter och bygga ett teknikekosystem som skyddar mot dem, oavsett var dina medarbetare arbetar.