Våra fyra bästa tips för smidig driftsättning av informationshanteringsteknologi

Det är en sak att investera i ny teknologi för att förbättra informationsflödet inom en organisation. Det är en helt annan sak att lyckas med att genomföra den med minimala störningar och samtidigt hålla nere kostnaderna.

Det är viktigt att få till det eftersom katastrofala teknikimplementeringar skapar rubriker – oavsett om det gäller det övergivna NHS-systemet för patientjournaler som beskrivs som ”det största IT-misslyckandet någonsin”¹ eller Sainsbury's misslyckade automatiseringssystem för lagerhållning, som senare övergavs efter att ha kostat 150 miljoner pund².

Vår nya forskning omfattade tusentals IT-beslutsfattare för att förstå hur affärsprocesser utvecklas. Den visade att kompatibilitet med befintlig arkitektur röstades fram till den främsta utmaningen för IT-beslutsfattare under implementering av ny teknolgi.

Dessa problem kan vara ödesdigra för ett nytt teknikprojekt, vid en tidpunkt då många företag vill bli mer digitalt mogna. Vi upptäckte till och med att 10 % av deltagarna har tvingats överge en implementering helt under de senaste åren.

I den här artikeln beskriver vi fyra områden som IT-beslutsfattare ska tänka på vid implementering av ny teknologi. Genom att få till de här elementen får du en smidigare och mer givande driftsättning, så att företag kan börja se fördelarna med sina nya system.

Som en del av vår forskning för rapporten frågade vi IT-beslutsfattarna om de utmaningar de ställdes inför den senaste gången de genomförde en strategisk implementering av ny teknologi. Integrering med deras befintliga IT-struktur var det vanligaste problemet med 28 %.

Därför framkom även kompatibilitet som den viktigaste faktorn under inköpsprocessen när IT-beslutsfattarna överväger en ny investering – till och med viktigare än teknikens funktioner.

Men med tanke på den tid, kostnad och de utmaningar som är förknippade med att driftsätta helt nya lösningar är vårt råd att närma sig inköpen strategiskt. Prioritera skalbar teknologi som gör att du kan lägga till ytterligare funktioner i takt med att verksamheten utvecklas utan att behöva större nya implementeringar.

Vi frågade IT-beslutsfattare om vilken supportnivå de hade under sin senaste stora implementering av ny teknologi. 61 % sa att de använde en tredjepartsleverantör i viss kapacitet.

Det är intressant att inte alla företag använder samma metod när de söker hjälp utifrån. 34 % letar efter en basnivå av support som ger dem tryggheten att själva hantera uppgiften. 35 % letar efter ett samarbete där ansvaret för projektet delas mellan parterna. Slutligen föredrar 30 % av IT-beslutsfattarna att arbeta med en partner som tar fullt ansvar för projektet från början till slut.

Det beror verkligen på organisationens behov och kapacitet. Stora organisationer med över 5 000 medarbetare är mer benägna att välja fullständigt samarbete, vilket inte är överraskande med tanke på komplexiteten i att implementera ny teknologi inom företag av den storleken.

Det viktigaste är att det inte finns någon strategi som passar alla – varje företag måste känna till sina egna styrkor och svagheter innan de tar in extern support.

Det rätta valet för dig beror på organisationens prioriteringar.

Vår undersökning visade till exempel att företag som hanterade sin senaste stora teknikimplementering internt rapporterade det minsta antalet kompatibilitetsproblem och fördröjningar – så om hastigheten är din högsta prioritet kan det vara det bästa alternativet. Detta innebär dock mindre fortlöpande support – en femtedel upplevde bristande kommunikation med leverantörerna och en av sju upplevde brist på support efter försäljningen.

De IT-beslutsfattare som valde fullständigt samarbete med en tredje part hade större chans att inte rapportera några utmaningar (21 %). Att välja den här vägen innebar även bättre kommunikation och support efter försäljningen och framför allt var bara 5 % tvungna att överge projektet – andelen var nästan dubbelt så stor för interna implementeringar. Vår undersökning visade en liten ökning i antalet problem kring funktionalitet, vilket kan ses som en nackdel.

Det framgår tydligt att det kan vara ett problem att försöka använda en blandad supportmetod där antingen en tredje part är ansvarig först och sedan genomförs driftsättningen internt eller tvärtom. Över 90 % av IT-beslutsfattarna som valde den metoden rapporterade utmaningar och betydligt fler tvingades att överge projektet. Den här metoden ledde även till ett större antal problem, till exempel att teknologin inte passar för ändamålet eller att färre antal medarbetare använder de nya systemen.

Det som är uppenbart för alla IT-beslutsfattare som har genomgått dessa utmaningar är att inte alla partner är likadana.

Det är inget enkelt beslut att välja rätt partner för en viktig implementering av ny teknologi. Det finns mycket som är beroende av det.

En bra partner kan arbeta med IT-beslutsfattare och olika affärsområden för att minska vissa av riskerna med kompatibilitet och tidsschema i samband med stora och komplexa projekt. Men även det motsatta är sant. Som vi har sett kan kompatibilitetsproblem och fördröjningar faktiskt förvärras av fullständigt samarbete.

Vad säger det oss? Det är mycket viktigt att IT-beslutsfattare samarbetar med en partner med expertis inom integrering av lösningar och specialistkunskap om teknologin som IT-beslutsfattarna vill införa. Blivande partner måste kunna föra samman olika lösningar på ett effektivt sätt och hantera lösningarna så att de fungerar tillsammans.

En framgångsrik implementering kräver även en djupgående förståelse av affärsprocesser – särskilt hur dokument och information bearbetas i en organisation – för att avlägsna all friktion.

I slutänden ska den bästa partnern inspirera till förtroende så att IT-beslutsfattare kan förbinda sig helhjärtat till en automatiserad framtid, få fördelarna med förbättrad säkerhet och efterlevnad, ökad produktivitet och en exceptionell kundupplevelse.

Det finns inga omedelbara åtgärder som förenklar nya implementeringar av teknologi. Det är naturligtvis en utmanande process med kompatibilitetsproblem som skapar en ständigt närvarande oro.

Men de företag som redan är mer digitalt mogna och har en företagskultur som omfattar ny teknologi och nya idéer har bra förutsättningar för att lyckas. Och om IT-beslutsfattarna planerar för framtiden, tar in den support de behöver och hittar en partner som kan ge rätt support har de bästa möjliga chans att genomföra en framgångsrik driftsättning som ger fördelar i hela organisationen under många år framöver.

På Canon har vi över 30 års erfarenhet av att utveckla affärsprocesser, samt implementera och hantera lösningar. Vi har redan hjälpt över 2 700 kunder i Europa med att förbättra informationshanteringen. Vi specialiserar oss även på automatisering av arbetsflöden och digital dokumenthantering – så var du än befinner dig på din informationshanteringsresa är vi redo att hjälpa dig att ta nästa steg.

Hämta vår rapport nu och upptäck mer om de vanliga fallgroparna som företag ställs inför under driftsättningar av teknologi – och hur organisationer utnyttjar teknologier som automatisering för bättre informationshantering.