Det är en anledning till att dataskydd prioriteras allt högre för institutioner, myndigheter och organisationer över hela Europa, år efter år. Hotets omfattning har ökat exponentiellt.

I vår nya forskningsrapport om informationshantering framgår det att IT-beslutsfattare ofta upplever överträdelser kring säkerhet och regler och förordningar. Fyra av fem har rapporterat säkerhetsproblem under det senaste året. Detta är fallet trots att de lägger ned mer tid på informationssäkerhet och efterlevnad av regler och förordningar än före pandemin.

Frågan är om de som är inblandade i att skydda information och följa regelverken inom organisationerna har överrumplats av omfattningen.

I den här artikeln tittar vi på anledningarna till att rollen som IT-beslutsfattare har blivit svårare – och hur automatisering gör det enklare för IT–beslutsfattare att hantera informationssäkerhet och efterlevnad.

Cyberbrott är en lukrativ affär. Det förväntas kosta hela världen 9,5 biljoner dollar under 2024, men 2015 var det bara 3 biljoner dollar¹. De senaste årens snabba digitalisering har bidragit till detta i och med att fler av organisationernas aktiviteter – som HR och finansiell rapportering – numera hanteras online.

För att lösa problemet inför EU nya regelverk. Till exempel kommer NIS2-direktivet att medföra att fler branscher omfattas av befintlig lagstiftning², vilket kräver att många fler organisationer i Europa uppvisar högre efterlevnad av regler och förordningar.

Det är ett affärsområde som företag inte har råd att ignorera. Under 2023 ålades cirka 2,1 miljarder euro i böter inom EU på grund av överträdelser av den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR)³.

På en organisationsnivå är det svårare att upprätthålla efterlevnaden av regler och förordningar eftersom spridningen av hybrid- och distansarbete innebär att mer känsliga data hamnar utanför kontoret.

Det är därför ingen överraskning att vår undersökning av IT-beslutsfattare visade att säkerheten pekades ut som en av de största utmaningarna. 60 % av deltagarna ansåg att det var en av de tre främsta utmaningarna. Den tar mycket av deras energi – hälften av IT-beslutsfattarna sa att informationssäkerhet tar upp en betydande del av deras tid varje dag.

När vi tittar på IT-beslutsfattarnas specifika problempunkter inom informationssäkerhet och efterlevnad av regler och förordningar är det uppenbart att hybrid- och distansarbete har stört organisationernas förmåga att skydda viktig information.

Inom den överskådliga framtiden kommer hybridarbetsmiljöer att vara normen för de flesta kontorsbaserade organisationer. 74 % av yrkesutövare i Europa förväntar sig att distansarbete ska bli standard⁴.

Men för IT-beslutsfattare orsakar allt detta huvudvärk. De vet inte om medarbetare använder sina egna enheter för att hantera känsliga data. De kan inte avgöra vilka dokument som delas och med vem. Kort sagt har de inte den insyn och kontroll de behöver.

När vi frågade IT-beslutsfattare hur de ville förbättra sina hybridarbetsmiljöer ville 43 % ha bättre insyn i medarbetarnas programvaruanvändning och 42 % ville ha mer kontroll över hur medarbetarna hanterade efterlevnadsprocesserna.

Det finns en tydlig efterfrågan på praktiska lösningar gällande informationssäkerhet och efterlevnad kring regler och förordningar som passar dagens organisationers behov.

Vår rapport visar att många IT-beslutsfattare tar konkreta steg för att öka organisationernas cybermotståndskraft och göra det enklare att följa efterlevnaden. Det bekräftar vårt råd till våra kunder – att automatisering är det som banar väg till bättre insyn och kontroll.

Manuella efterlevnadsprocesser är beroende av att medarbetarna kommer ihåg när de får åtkomst till, redigerar, delar eller tar bort information. Dessa kan vara felbenägna och är inte alltid lätta att bevisa under en granskning. Därför säger 36 % av IT-beslutsfattarna att de misstänker eller är medvetna om att medarbetare inte alltid följer efterlevnadsreglerna.

Genom att automatisera vissa aspekter av informationshanteringen med digital dokumenthantering kan IT-beslutsfattare enkelt spåra ett dokuments resa genom organisationen. Detta säkerställer att informationen flödar smidigt och säkert, utan risk för att den hamnar i fel inkorg.

53 % av IT-beslutsfattarna har redan automatiserade åtkomstbehörigheter, vilket säkerställer att medarbetare som inte är godkända inte kan komma åt känsliga dokument. 51 % har automatiskt tillämpat lagringstidsramar för att säkerställa att känsliga dokument tas bort i enlighet med GDPR.

Vi har dock fortfarande en lång väg att gå. När vi frågade IT-beslutsfattarna om vilka processer de har på plats för att styra specifika dokumentfunktioner, från åtkomstbehörigheter till indexering, svarade endast hälften av de tillfrågade organisationerna att de vanligaste processerna hade implementerats.

Det är inte en fråga om att IT-beslutsfattare saknar viljan att utvecklas gällande automatiseringen. Värdet av automatisering är uppenbart för alla som använder den, eftersom i stort sett alla IT-beslutsfattare med minst en automatiserad process säger att de har sett en fördel av den.

Men som framgår i vår rapport finns det betydande hinder mellan de första stegen av införandet av automatisering och avancerad automatisering av arbetsflödet. Genom att övervinna de utmaningarna frigör vi nästa våg av automatisering.

Under de senaste åren har teknologiska förändringar skett i en förbluffande snabb takt. IT-beslutsfattarnas roll ger dem möjlighet att leda sina organisationer till automationens framkant.

De utmaningar inom informationssäkerhet som IT-beslutsfattare ställs inför kan vara den katalysator som behövs för att öka automatiseringen i större omfattning och därmed förändra hur organisationerna hanterar information.

Framtidens verktyg för informationshantering är redan här. Men vi har en lång väg framför oss innan de flesta organisationer kan använda dem tryggt för att maximera sin verksamhet och tillföra nytt värde.

För att framtidssäkra sina organisationer och upprätta robusta säkerhets- och efterlevnadsåtgärder under de kommande åren måste IT-beslutsfattare ta till sig automatiseringen och utveckla sin digitala mognad – och för att göra det måste de ta med sig rätt partner ombord.

Hämta vår rapport nu för att se de vanligaste utmaningarna inom informationssäkerhet och efterlevnad och ta reda på varför de flesta organisationer inte lever upp till sin automatiseringspotential.