Sättet vi arbetar på har ändrats snabbt. Företag som var helt kontorsbaserade fram till nyligen utforskar allt fler alternativ för sina medarbetare.

Baserat på samtal som vi har med våra kunder har vi definierat fyra vanliga typer av arbetsplatser som företag i Europa använder, ofta i kombination som en hybridlösning. Vi har ”kontoret” (ett centralt kontor eller filialkontor), ”coworking” (t.ex. en gemensam arbetsplats), ”hemmet” (arbete hemifrån) och ”mobilt” (arbete på resande fot).

Men det är inte alltid enkelt att anpassa sig till hybridarbete. Med team som arbetar på olika platser är det viktigt att företag har en stabil plan för att upprätthålla en säker och effektivt affärsflöde.

I artikeln nedan ger vi fem tips som hjälper alla företag som vill införa hybridarbete att göra det på ett bra sätt, redan från början.

Molnbaserade plattformar ger en enhetlig miljö där avdelningar kan arbeta tillsammans, dela information och samarbeta, oavsett var de befinner sig. Genom att flytta arbeten, plattformar och infrastruktur till molnet behöver dina medarbetare inte längre en specifik arbetsplats. Om det dessutom är så att du inte har någon infrastruktur på plats, som behöver hanteras och underhållas, kan ditt företag teoretiskt sett arbeta helt virtuellt.

När din organisation har infört molnteknik kan du även dra nytta av program som är utformade för att underlätta hybridarbete för olika avdelningar. Vi vet till exempel att anställda måste kunna komma åt och ta del av de dokument som de använder dagligen, för att kunna arbeta effektivt. Därför har vi skapat tjänster som molntjänster för samarbete – Process Automation, som gör att organisationer kan komma åt och hantera sina kompletta dokumentarbetsflöden via molnet. På så sätt kan avdelningar fortsätta att arbeta som vanligt var de än befinner sig.

Oavsett om du redan är på väg att övergå till molnet eller inte har kommit igång ännu, kan vi hjälpa dig att optimera dina hybrida arbetsmiljöer. Det beror på att vi på Canon tillhandahåller våra lösningar på det sätt som passar dig, vare sig det är lokalt, via molnet eller en kombination av de två.

Har du funderat på hur dina arbetsflöden kommer att anpassas till en hybridarbetsmodell? Börja med att rita upp dem – i vilket skede är de för närvarande beroende av personliga eller platsspecifika steg? För att dina arbetsflöden ska vara effektiva i en hybridmodell måste de flöda oavsett var dina medarbetare befinner sig. Detta innebär att de här stegen migreras till en digital process som stöds av teknik för arbetsflöden.

Det kan vara komplicerat och dyrt att planera samt implementera teknik för digitala arbetsflöden, vilket gör det svårare att införa hybridarbete - särskilt för små företag med mindre budgetar. Men med molntjänster för samarbete – Process Automation har vi använt vår expertis till att förkonfigurera vanliga arbetsflöden åt dig, från fakturahantering till avtalshantering. Alla dessa kan nås direkt från Canons maskinvara. Det innebär att steg i ett digitalt dokumentarbetsflöde - t ex godkänna, dela, lagra policyer - är förkonfigurerade, vilket sparar tid och pengar när du inför hybridarbetsplatser.

Nya sårbarheter i säkerheten uppstår naturligtvis när medarbetare arbetar utanför företagets väggar, särskilt när information delas både i och utanför organisationen. Det är viktigt att identifiera vilka dina mest värdefulla informationstillgångar är och sedan fundera på frågor som: hur kommer teamen att interagera med dessa när de arbetar på andra platser? Vilka säkerhetsskydd finns på plats för att förhindra oavsiktligt eller skadligt informationsintrång? Som organisation är det viktigt att införa hårda regler för bästa praxis för att förhindra att medarbetare för in sårbarheter. Men du behöver även teknik som tillhandahåller intern säkerhet för att skydda medarbetarna när de utför dagligt arbete. Det är därför det är viktigt att notera och granska styrkan på säkerheten som tillhandahålls av de lösningar som du överväger för hybridarbete.

Vi hade säkerhet i åtanke när vi utvecklade våra molntjänster för samarbete – Process Automation. Den heltäckande tjänsten för informationshantering förbättrar inte bara medarbetarnas upplevelse av hybridarbete, utan den har dessutom inbyggd säkerhet i varje steg av ett dokuments livscykel. Till exempel tillämpas policyer för dokumentåtkomst automatiskt när ett dokument scannas, medan information som lagras i den centrala dokumentdatalagringen skyddas av Microsoft Azure.

Våra lösningar och tjänster för dokumenthantering fungerar även tillsammans med vår maskinvara för att ge ditt företag ett robust skydd. Våra enheter är tillverkade med säker konstruktion och har en mängd olika funktioner för att skydda dokument, från den inbyggda programvaran McAfee Embedded Control till användarautentisering.

Nyckeln till att skapa en lyckad hybridarbetsmodell är att se alla arbetsplatser ur ett helhetsperspektiv. Varje arbetsplats är inte en ö, utan teamen behöver fortfarande arbeta smidigt tillsammans på distans. Det handlar därför inte bara om att hitta teknik som passar varje plats, utan även teknik som fungerar tillsammans. Fundera på om du har testat all teknik du planerar att använda. Är de utformade för att kunna integreras enkelt? Eller behöver de löpande IT-åtgärder för att kunna fungera tillsammans? Ett av de mest komplicerade problemen som IT-avdelningar kan ställas inför är att integrera lösningar. Därför är det viktigt att ha detta i åtanke.

På Canon utformar vi all vår maskinvara och alla våra lösningar så att de fungerar tillsammans, vilket gör det enklare för IT-avdelningen att hantera hybridarbetsplatser. Våra lösningar för dokument- och informationshantering fungerar tillsammans med våra enheter för att underlätta integreringen. Och även för att du ska kunna skala upp eller justera funktioner i takt med att dina behov förändras.

Det finns mycket press på att fortsätta anpassa sig till nya arbetssätt men hastigheten bör inte ske på bekostnad av bra planering. Det kan vara utmanande att planera hur ditt företag ska fungera säkert, samarbetsinriktat och effektivt när teamen är utspridda. Istället för att försöka göra det på egen hand kan Canon tillhandahålla partnerskap med erfarenhet som stöd under hela resan, både med övergången till hybridarbete och med din pågående optimering. Detta gör vi genom att bygga en modell som är utformad för att leverera hållbart och bästa möjliga hybridarbete.