Därför kan beslut kring maskinvara vara avgörande för ditt arbete med digital transformation

Digital transformation var redan ett viktigt strategiskt initiativ som har blivit ännu viktigare sedan coronaviruset slog till. 59 %¹ av IT-beslutsfattarna säger att pressen som pandemin har medfört har påskyndat deras arbete med digital transformation. Det ”nya normala” har en stor inverkan på vad kraven på din maskinvara blir i framtiden. För att säkerställa att dina investeringar inte går förlorade bör du överväga hur din kontorsteknik passar in i din långsiktiga strategi för digital transformation.

Statistiken varierar, men forskning² förutspår att i slutet av 2021 kommer 25–30 % av medarbetarna att arbeta hemifrån flera dagar i veckan. Distansarbete är inte ett nytt fenomen som pandemin har fört med sig, utan en stadig trend som har tagit fart under det senaste årtiondet. Vi har många kända varumärken som tillkännager sitt engagemang för ett flexiblare hybridbaserat arbetssätt och vi kan förvänta oss att se färre medarbetare på kontoret, men faktum är att kontorets roll helt enkelt kommer att förändras. Istället för att vara standardplatsen för all arbetsaktivitet blir det ett alternativ för uppgifter som personligt samarbete och användning av specialistresurser.

Företag och deras medarbetare har nu friheten att fråga: Vad vill jag uppnå och vilken arbetsplats passar bäst för det ändamålet? Företagets och den IT-ansvarigas uppgift är att se till att tekniken aldrig kommer på fråga i det beslutet, utan fungerar som ett tyst hjälpmedel för alla arbetsmiljöer. För IT-ansvariga är det här en betydande övergång. Tidigare prioriterade företag teknikinvesteringar lokalt på kontoret, men om hybridarbetet ska fungera ordentligt måste nu alla arbetsmiljöer behandlas likadant. Målet ska vara att säkerställa en enhetlig arbetsupplevelse, oavsett plats.

Med detta i åtanke är investering i rätt teknik avgörande. Fokus ska ligga på att se till att normala företagsprocesser, som leverantörsreskontra eller rekryteringsprocesser, fortfarande fungerar effektivt trots att fler medarbetare väljer att arbeta på distans på deltid eller heltid. Digitalisering är en viktig del i att se till detta distansarbete fungerar eftersom teamen inte kan arbeta med fysiska dokument tillsammans på ett enkelt sätt. Genom att transformera fysiska dokument till digitala data kan anställda se till att teammedlemmar som arbetar hemifrån får tillgång till dem samtidigt som det säkerställer att de kan fortsätta att arbeta med dokumenten själva om de åker hem – vilket möjliggör effektivt hybridarbete både ensam och i teamet.

Nästan hälften (49 %) av alla företagsledare ser digitaliseringen av pappersbaserade processer som mycket viktig för initiativ kring företagets transformation³. Trots att fokus ligger på transformation tror 65 % av IT-beslutsfattarna att papper fortfarande kommer att vara viktigt för arbetsplatsen år 2025⁴. Oberoende av utvecklingen inom digital teknik har tidigare förutsägelser kring det ”papperslösa kontoret” inte inträffat. Faktum är att även under extrema förhållanden som under pandemin, då digitaliseringen ökar, kan företag fortfarande inte ersätta pappersbaserade arbetsflöden med 100 % digitala arbetsflöden⁵. Sanningen är att de flesta företag fortfarande behöver fysiska dokument vid något tillfälle i företagets vanliga arbetsflöden, oavsett om de börjar med papper eller slutar med det.

Vad innebär detta när det gäller investering? Det innebär att åtminstone inom den framtid vi kan förutse måste IT-ansvariga investera i teknik som stöder effektiva hybridbaserade arbetssätt.

Det är viktigt att köpa rätt maskinvara för att skapa ett tekniksystem som stöder hybridarbete. Även om det kan vara frestande att göra investeringar baserat på tidigare köpbeslut eller att spara pengar, är dagens värld i grunden annorlunda än den var för bara tolv månader sedan. Dagens maskinvara för utskrift och scanning måste fungera som ett nav för hybridarbetsflöden. Anslutningsalternativ och digitaliseringsfunktioner bör vara nyckeln till framtida köpbeslut.

Canons sortiment har utformats särskilt med effektivt hybridarbete i åtanke. Våra smarta multifunktionsenheter (MFD) är byggda med den senaste tekniken för dokumentinsamling och -bearbetning och har inbyggd, avancerad molnanslutning till vanliga program för molnlagring och arbetsflöden.

Våra multifunktionsenheter, som vår nyligen lanserade imageRUNNER ADVANCE DX C5800-serie, erbjuder inte bara de allra senaste utskriftsfunktionerna utan även intelligent scanningsteknik som stöder digital transformation. Anställda kan enkelt transformera utskrivna dokument till digital information, som kan matas in direkt i program som OneDrive eller Dropbox eller anslutas till företagets arbetsflöden, till exempel SAP:s Concur. Den här förbättrade anslutningen säkerställer att information görs tillgänglig för kollegor oavsett var de befinner sig, vilket ger effektivare arbete oavsett plats.

Som IT-ansvarig hade 2020 förmodligen en stor inverkan på din IT-strategi och dina investeringsprioriteringar. Även om den omedelbara prioriteten är att ”få det att fungera” på kort sikt, bör företag tänka praktiskt på långsiktigt hybridarbete. Hur kan arbetsflöden fungera effektivt på flera platser? Vilka delar av dessa processer kan enkelt digitaliseras? Var är utskrifter fortfarande viktiga? För att underlätta ett smidigt arbete, även vid övergången mellan fysisk och digital hantering, bör IT-ansvariga försöka investera i nästa generations multifunktionsenheter som inte bara erbjuder vanliga utskriftsmöjligheter, utan även funktioner som möjliggör anslutning, digitalisering och arbetsflöden.

Upptäck hur våra senaste multifunktionsenheter tillgodoser dina behov kring digital transformation