Ett nytt perspektiv på produktivitet, säkerhet och molndriven effektivitet för dagens kontorsarbetare

Införandet av hybridarbete har lett till en tyst revolution inom många företag. Anställda arbetar ofta från flera olika platser numera, bland annat kontoret, hemmet, gemensamma utrymmen och till och med mobila enheter när de reser.

I kombination med den nästan universella användningen av molnlösningar och en ökande implementering av digitalisering och automatisering har anställda numera helt nya möjligheter att bearbeta dokument på sätt som fungerar för dem.

Det är viktigt att kunna skriva ut på olika enheter på olika platser och scanna konfidentiella dokument på ett säkert sätt för att kunna effektivisera affärsprocesser. Det möjliggör effektiv arkivering och hämtning av dokument utan att kompromissa med informationssäkerheten.

Som marknadsledare inom utskrift och dokumenthantering inser vi att vanliga utskrifts- och scanningsbeteenden hos anställda på arbetsplatsen inte alltid drar full nytta av organisationens befintliga molnlösningar. Detsamma gäller användningen av alla funktioner i utskrifts- och scanningsenheterna. Det innebär att investeringarna som företag har gjort i molnteknik inte maximeras.

Genom att göra enkla ändringar i hur enskilda personer skriver ut och scannar kan organisationer öka produktiviteten och spara tid på arbetskrävande och repetitiva uppgifter samtidigt som informationen och dokumentsäkerheten förbättras. Genom att bli en mer effektiv organisation kan du även ta steg mot dina hållbarhetsmål.

Känner du igen någon av dessa utmaningar?

• Du behöver resa till kontoret regelbundet för att skriva ut dokument eller leverera viktiga formulär för bearbetning.
• Du behöver skicka dokument till din e-postadress och sedan dela dem med dina kollegor som bifogade filer eller så har dokument delats med dig på samma sätt.
• Du behöver lagra potentiellt konfidentiella dokument, till exempel CV:n eller avtal, på din dator.
• Du har svårt att hitta ett dokument, komma ihåg vad du namngav det eller var du lagrade det.
• Du upptäcker att du scannar högar med dokument med hjälp av den vanliga scanningsfunktionen på ditt kontors multifunktionsskrivare. Sedan måste du separera filerna och namnge dem manuellt vid skrivbordet.

När du scannar till molnet förbättras dokumenthanteringen omedelbart eftersom dokument automatiskt överförs till en central molnlagringsplats. Det gör det i sin tur enkelt att söka efter, komma åt och hämta information, vilket förbättrar samarbetet eftersom teamen enkelt kan komma åt och dela scannade dokument, var de än arbetar.

Ytterligare rapporter visar att anställda kan förlora upp till två timmar om dagen på att söka efter information och över 76 % medger att de behåller lokala kopior av sina dokument. hindrar samarbete.

Eftersom digitaliseringen minskar pappersanvändningen hjälper det även organisationer att bli mer hållbara, samtidigt som det ger kostnadsbesparingar gällande papper, utskrifter och fysisk lagring.

Slutligen kan lokal lagring och delning av känsliga dokument via e-post få katastrofala konsekvenser för en organisation om säkerheten äventyras eftersom flera ohanterade kopior av dokument sprids på olika enheter på olika platser.

Våra prisbelönta molnaktiverade multifunktionsenheter och marknadsledande molnanslutningslösningar från Canon löser dessa problem genom sömlös integrering med alla populära molnlagringslösningar som används i företaget idag – bland annat OneDrive for Business, SharePoint och Teams från Microsoft, Google Workspace och Dropbox.

Canons molnanslutningslösningar tillgodoser en mängd olika arbetsplatsbehov och uppmuntrar till mer produktiva utskrifts- och scanningsbeteenden för såväl enskilda användare som stora företag:

• Canon Cloud Connector
• En lösning på ingångsnivå för mindre organisationer som möjliggör molnutskrift och -scanning med minimala IT-resurser.
• uniFLOW Essentials
• För kunder som behöver säker utskrift och ytterligare dokumenthanteringsfunktioner som redovisning, centraliserade enheter och användarhantering.
• uniFLOW Online
• En skalbar och molnbaserad lösning för utskrift och scanning som underlättar hybridarbete och ger ett bredare urval av enheter och stöd för flera leverantörer. Den möjliggör även avancerade scanningsalternativ, bland annat buntscanning av flera dokument, samt arkivering och indexering av dokument baserat på de data de innehåller redo för vidare bearbetning. I slutänden finns det ingen molnanslutningslösning som passar alla. Det beror på din organisations individuella behov. Vilka arbetsflöden har du? Hur stor är din organisation? Hur ser ditt hybridarbetet ut i din organisation? Oavsett om det gäller molnbaserade utskrifts- och scanningsenheter, -lösningar eller -tjänster kan Canons portfölj med tjänster för digital transformation hjälpa dig att utnyttja dina befintliga investeringar på bästa sätt, däribland din föredragna molnlagringslösning, för att öka produktiviteten och stärka informationssäkerheten i hela organisationen.