Fyra anledningar till att tjänstemodellen är framtiden för IT-team

IT-avdelningens roll förändras snabbt. Traditionellt sett har IT-personal varit ansvariga för mycket av den dagliga praktiska hanteringen av teknik, från att åtgärda pappersstopp i en skrivare till att åtgärda ett internetavbrott på kontoret. Men i och med tjänstemodellen har allt det förändrats. Det som började som en modell för programvaruleverans har nu tagit över IT-arbetet, med ett stort utbud av teknikfunktioner som nu används som en tjänst, från säkerhet till maskinvara¹. Varför?

De senaste åren har det skett en enorm förändring kring arbetsmiljöer, där företag inte längre kräver att alla anställda arbetar från en fast central plats. Med den förändringen har IT-avdelningen behövt omvärdera hur man utrustar hybrid- eller distansarbetare.

Samtidigt har förtroendet för tjänstemodeller fortsatt att växa. De har nu tydligt visat sitt värde för programvara i form av flexibilitet, kostnadseffektivitet, trygghet och frihet från dyra kapitalinvesteringar. Allt eftersom förtroendet ökar tillämpas tjänstemodeller nu på ett allt mer omfattande utbud av tekniker och tjänster.

De senaste åren har varit fulla av dramatiska marknadsfluktuationer, från följderna av en pandemi till global politik. I och med dessa utmaningar har tjänstemodeller kommit att betraktas som lösningen på kontinuerlig osäkerhet och utmaningarna med att hantera IT på ett effektivt sätt.

Distansarbete och hybridarbete är definitivt inga nya koncept, men under de senaste åren har de ökat dramatiskt. I och med att organisationerna möjliggör storskaligt distansarbete har de varit tvungna att införa nya funktioner snabbt. IT-teamen har skiftat fokus från skrivbord till samarbetsverktyg för att stödja anställda som arbetar utanför kontoret. Faktum är att kraven på att främja en hybridarbetsstyrka gav upphov till en enorm ökning av investeringen i infrastruktur som tjänst och datorer som tjänst, vilket ökade med 38,5 % respektive 67,7 % under 2021².

Men för att få nya funktioner måste företag ofta köpa dyr utrustning på förhand, vilket vanligtvis även innebär en massa teknik på arbetsplatsen att hantera.

Här erbjuder konceptet som en tjänst ett effektivt alternativ. Med den här modellen köper organisationer åtkomst till funktionen utan ansvar för själva tekniken. Det gör att IT-teamen kan leverera en lösning som alla vinner på – de uppfyller den interna strävan efter ny innovation samtidigt som de minskar beroendet av arbete på en särskild plats.

Det hjälper IT-teamen att tillgodose intressenternas krav på ökad flexibilitet. Om en organisation i teorin använder all sin företagsteknik på det här sättet kan de bli helt distansbaserade, utan behov av en permanent plats för att inhysa centraliserade IT-resurser, vilket även gör det möjligt för anställda att arbeta var som helst.

Tjänstemodellen medför även den uppenbara fördelen med ett enklare jobb för IT-teamen. Att hantera platsbaserad maskinvara och programvara är alltid tidskrävande, men det blir svårare när de anställda befinner sig på annan plats eftersom det är svårare att underhålla teknik eller åtgärda problem på distans.

Med en enhet som tjänst ansvarar leverantören för att säkerställa enhetens prestanda, oavsett om det handlar om att ha rätt mängd toner eller att säkerställa att säkerhetsuppdateringar är uppdaterade. Det innebär inte bara att IT-teamen slipper göra detta själva, utan säkerställer även en bättre service för de anställda eftersom driftstopp och frustrationer undviks. Som ett resultat skapas nya möjligheter att outsourca enhetshanteringen, till exempel i form av program för utskrift som en tjänst.

Eftersom leverantören dessutom tillhandahåller en mervärdestjänst bygger de vanligen in attraktiva alternativ som standard, till exempel smart rapportering och hantering av resursanvändning. Det sparar tid för IT-teamen när det gäller att mäta och optimera prestanda, men ger även organisationer mycket större insyn i hur tekniken används.

Den här insynen är särskilt värdefull eftersom många organisationer upplever fortlöpande variationer som påverkar deras behov. Förändringar kring var de anställda arbetar kan till exempel påverka deras användning av kontorsbaserad maskinvara, som skrivare och scannrar. Genom att få tillgång till regelbundna användningstrender, eller till och med trender i realtid, kan organisationer övervaka huruvida deras nuvarande tjänst levererar det de behöver.

Men att få den här insikten är meningslöst om den visar att den avtalade tjänsten inte fungerar och att det inte finns någon lösning. Som tur är så är det inte fallet: En ytterligare fördel med tjänstemodellen att organisationer vanligtvis kan välja att justera och skala villkoren i avtalet för att möta efterfrågan. Det gör att IT-teamen kan tillgodose behoven i en ständigt föränderlig miljö, vanligtvis utan risk för att vara bundna till ett långsiktigt, oflexibelt avtal.

En tjänst underlättar inte bara IT-teamens jobb utan kan även spela en roll när det gäller att stärka deras roll i verksamheten. I en traditionell, platsbaserad modell utgörs en stor del av IT-avdelningens ansvar dagligt underhåll. Genom att överlämna de mer krävande uppgifterna, som schemaläggning av programvaruuppdateringar, övervakning av enhetsanvändning och andra liknande uppgifter till en leverantör, kan IT-teamen fokusera på de mer strategiska delarna av sin roll.

Detta kan i sin tur främja en föränderlig uppfattning av IT-avdelningen. Tidigare betraktades de ofta som en isolerad supportfunktion för verksamheten, men idag har man större förståelse för hur viktig tekniken är för att definiera och främja en bredare företagsstrategi. Eftersom mindre tid ägnas åt den dagliga verksamheten kan IT-teamen ta steget upp till den här förbättrade rollen.

Tjänstemodellen har revolutionerat sättet på vilket företag köper programvara under lång tid. Men nyligen har snabba förändringar i hur vi arbetar påskyndat en ökning av tjänster inom andra områden för företagens IT-avdelningar, till exempel infrastruktur och enheter. IT-chefer söker allt oftare efter inköpsmodeller som ger större flexibilitet och minskar beroendet av IT-arbete på plats. Tjänstemodellen medför dessa fördelar, tillsammans med möjligheten för IT-team att avsevärt minska den dagliga hantering som krävs för ägda IT-lösningar. Det gör det möjligt för IT-chefer att utnyttja möjligheter att spela en mer strategisk ledarroll.

Vill du ha ett mer flexibelt sätt att få åtkomst till utskriftstjänster? Upptäck utskrift som en tjänst från Canon