Historiskt sett har ordet ”kontorsarbetare” stått för inte bara var människor arbetade, utan även typen av arbete som de gjorde – informationsbaserat och (under de senaste två decennierna) utfört på datorer.

På senare år har konceptet ”kontorsarbete” utvecklats ytterligare. Istället för att vara bundna till en plats tillåter organisationer i allt högre grad att medarbetare arbetar var de vill, förutsatt att de fortfarande är produktiva.

Många av våra kunder går mot den hybrida arbetsmodellen på lång sikt och kombinerar flera typer av arbetsplatser: från ett centralt eller satellitbaserat kontor, till medarbetares hem, gemensamma arbetsplatser, tågvagnen eller avgångsloungen vid resor.

Allt eftersom hybridarbete blir vanligare ändras IT-chefernas fråga från hur man möjliggör arbete utanför kontoret, till hur man optimerar det för att göra det så produktivt som möjligt.

Nedan utforskar vi fyra vanliga frågor från organisationer som vill upprätthålla och öka produktiviteten i en hybridarbetsmiljö och förklarar hur Canon kan hjälpa till att hantera dem.

Det är vanligt att företag är beroende av pappersdokument. Det gör det inte omöjligt att övergå till en hybridarbetsmodell, men det kan göra övergången mer komplicerad.

Det är inte nödvändigt att omedelbart övergå till en modell med endast digital teknik, men det är viktigt att optimera utskriftsberoendet över tid. Genom att göra det blir det inte bara enklare för dina team att arbeta från andra platser, utan det leder även till lägre kostnader – både för ekonomin och miljön.

På Canon har vi expertkunskaper om att hantera och integrera komplexa dokumentarbetsflöden som kombinerar pappersbaserade och digitala processer. Vi förstår att de flesta organisationer är på väg mot digitalisering och vi kan hjälpa dig med det. Oavsett den unika balansen i just din organisation kan vi ge skräddarsydd support för anpassning till en hybridmodell.

Även om det fortfarande kan finnas ett behov av att ett visst antal medarbetare arbetar på en viss plats vid specifika tidpunkter, ska ingen vara begränsad på grund av att de behöver skriva ut eller scanna.

På Canon erbjuder vi maskinvara som är utformad för alla typer av arbetsplatser, bland annat enheter i skrivbordsstorlek för arbete hemifrån och kraftfulla multifunktionsenheter som är gjorda för hektiska kontor. Våra enheter levereras med inbyggd anslutning så att teamen kan komma åt de dokument de behöver, även utanför kontoret.

Med vår imageRUNNER ADVANCE DX C5800-serie kan medarbetare t ex scanna dokument direkt till molnlagringsdestinationer som OneDrive och Dropbox eller till befintliga program för arbetsflöden. De kan dessutom lagras eller kategoriseras automatiskt av maskininlärningsprogramvaran, vilket gör det enkelt för teamen att dela pappersarbete och hålla igång arbetsflöden på olika platser, samtidigt som manuella fel minskas.

Tack vare kompatibilitet med mobila program, till exempel Canons Print Business och uniFLOW Online Print & Scan, kan medarbetare till och med skicka dokument för utskrift eller ta emot digitaliserade dokument i sin mobil när de är på resande fot. Detta säkerställer att de fortfarande kan arbeta effektivt var de än befinner sig.

Vi använder en omfattande uppsättning program med vår maskinvara, som har utformats för att fungera smidigt med våra enheter. Lösningar som molntjänster för samarbete – Process Automation tillhandahåller den perfekta tjänsten för dokumenthantering och samarbete för en hybridverksamhet. Det är en molnbaserad ”platsagnostisk” plattform som gör att medarbetare kan hitta, säkert komma åt och bearbeta dokument direkt, var de än befinner sig.

Fundera först över vilka utmaningar som kommer uppstå i arbetsflödena om de tas till en annan plats. Automatiska processer är ett mycket användbart verktyg för att ta över eller effektivisera repetitiva, strukturerade uppgifter. Om du sätter det i samband med en hybrid arbetsstyrka bör du fokusera på att automatisera repetitiva uppgifter som vanligtvis måste hanteras av teamen på plats.

Canon har en stor erfarenhet av att hjälpa organisationer med att hantera dessa processer. Vår teknik bidrar till att minska medarbetarnas åtaganden så att arbetsflödena kan fortgå effektivt medan de ägnar sin tid åt mer värdefulla uppgifter.

Våra molntjänster för samarbete – Process Automation tillhandahåller förkonfigurerade och automatiserade arbetsflöden för vanliga företagsprogram, till exempel avtals- och fakturahantering. Organisationer som köper våra enheter kan omedelbart aktivera digitala arbetsflöden direkt från dem, vilket hjälper till att effektivt hålla verksamheten igång på olika platser.

Det är inte enkelt att hantera IT-uppgifter i en hybridarbetsmiljö. Det finns många aspekter att beakta, från att säkerställa att team kan komma åt sina data och dokument, till att förhindra nya sårbarheter i säkerheten.

För att göra hybridarbetet så effektivt som möjligt är det viktigt att du ser din IT-struktur ur ett helhetsperspektiv. Även om medarbetarna i din organisation arbetar på flera olika platser är de inte oberoende av varandra – dina team behöver kommunicera och ha kontakt med varandra på ett smidigt sätt. Användningen av ett tillvägagångssätt för IT med osammanhängande verktyg och lösningar kan orsaka komplicerade arbetsflöden och därmed integreringsproblem. Detta resulterar i förseningar och komplexitet.

Med detta i åtanke handlar det inte bara om att tillhandahålla teknik, utan om att tillhandahålla teknik som fungerar smidigt tillsammans och på olika platser. Det här är en central aspekt i våra tjänster för digital transformation: ett ekosystem av maskinvara, programvara och tjänster som är utformat för att stödja effektivt arbete var som helst. Dessa beprövade tekniker är utformade för att fungera tillsammans, vilket minskar komplikationer och driftstopp för medarbetare och IT-teamet.

Vi vet också att det är utmanande att hantera en organisation även med de bästa förutsättningarna, men det kan vara särskilt svårt när enheterna inte ens befinner sig i företagets lokaler. uniFLOW Online, vår molnbaserade programvara, tillhandahåller en enda plattform för att samla alla arbetsplatser på ett och samma ställe. Via den här plattformen kan du centralt hantera din organisation, oavsett var enheterna finns, från säkerhetsbehörigheter för användare till övervakning av utskriftsanvändning, var du än arbetar.

Produktiviteten är nära relaterad till en organisations slutresultat och står därför högt på varje chefs prioriteringslista. Många organisationer bekymrar sig över hur medarbetarnas produktivitetsnivåer påverkas när den traditionella verksamhetsmodellen bryts.

Men med rätt partner och rätt ekosystem på plats gör hybridarbete inte bara att du kan upprätthålla verksamheten som vanligt – det ger dig möjligheten att tänka om och optimera befintliga arbetsflöden för att öka produktiviteten.

Att investera i rätt teknik hjälper dig inte bara att förbättra hybridarbetet här och nu. Det är viktigt att se organisationens framtid som en möjlighet till kontinuerlig optimering. Den här grunden hjälper IT-team att förbereda organisationen för förändring, vilket gör det enklare att utvecklas och optimera i framtiden.